Založili jste si firmu a nyní přichází fáze, kdy potřebujete nějaké zaměstnance? V takovém případě samozřejmě nestačí pouze zveřejnit inzerát a čekat na uchazeče. Jakožto budoucího zaměstnavatele vás čekají povinnosti, které je potřeba splnit. Nevyhnete se styku s příslušnými úřady ani nějakému tomu papírování. Aby vše probíhalo tak, jak má, je dobré mít o procesu zaměstnání člověka co nejvíce informací, které vám poskytneme v rámci tohoto článku, který pro vás vytvořil portál VímVíc – specialista na kariéru a volná pracovní místa.
Jak se stát zaměstnavatelem
Před tím, než začnete hledat zaměstnance do vaší společnosti, musíte učinit pár kroků, díky kterým se stanete zaměstnavatelem. Na ty se zaměříme v první části článku a ke každému si řekneme základní informace.
Zřiďte si datovou schránku
Ať už jste OSVČ nebo jste si již prošli procesem založení s.r.o., vaše povinnosti v rámci zaměstnání člověka jsou stejné. Proces, který vás ohledně tohoto kroku čeká, vám může značně ulehčit datová schránka. Díky té se můžete vyhnout hned několika pochůzkám po úřadech a ušetřit tak spoustu času. Její funkce je navíc mnohem snadnější než je tomu u klasického elektronického podpisu.
Pokud máte za sebou zápis v obchodním rejstříku, datová schránka vám byla přidělena automaticky. Živnostníci si ji mohou snadno zřídit na Czech Pointu.
Přihlášení do registru zaměstnavatelů na OSSZ
Nejprve si zjistěte, pod kterou správu sociálního zabezpečení podle místa vašeho sídla patříte. Na tu se pak musíte osobně dostavit, jelikož v případě přihlášení do registru institut s datovou schránkou prozatím nespolupracuje. Doma, nebo kdekoliv jinde, si tedy vyplňte online formulář pro přihlášení, který si následně vytiskněte. S tímto dokumentem se dostavte na příslušné sídlo OSSZ, kde vám bude přidělen variabilní symbol. Ten bude následně sloužit k jakékoliv komunikaci mezi vámi, jakožto zaměstnavatelem a sociálkou.
Povinnosti při nástupu zaměstnance
Nyní je za vámi registrace, díky které jste zaměstnavatelem a na řadu přichází samotné přijetí zaměstnance. I v rámci tohoto procesu vás čekají nevyhnutelné povinnosti. Nezapomeňte na to, že všechny následující úkony musíte vyřídit do 8 dnů od nástupu zaměstnance do práce. Pokud se jedná o DPP s výdělkem nad 10 000 Kč měsíčně nebo DPČ, je lhůta prodloužena na 20 dnů.
Oznámení o nástupu zaměstnance
Tato povinnost vás čeká nejednou, jelikož je nutné tento krok splnit za každého zaměstnance zvlášť. Pokud se tedy nechystáte zaměstnat pouze jednoho člověka, stane se pro vás tento proces možná běžnou rutinou. Nebudete už ale muset na OSSZ osobně, jelikož formulář pro oznámení o nástupu do zaměstnání lze zaslat prostřednictvím datové schránky. Potřebovat ale budete speciální program Software602, který je ovšem zdarma. Ušetří vám tedy čas a zároveň nezatíží rozpočet. Bude se vám navíc hodit i v případě, že budete z nějakého důvodu upravovat údaje o zaměstnanci nebo ho zcela odhlašovat po ukončení pracovního poměru.
Povinnost vůči zdravotní pojišťovně zaměstnance
Jako zaměstnavatel se musíte přihlásit také ke zdravotní pojišťovně, u které je pojištěn nastupující zaměstnanec. Na to navazuje další krok, a tím je oznámení nástupu zaměstnanec právě jeho pojišťovně. Nejde o nijak složitý proces, hodit by se vám ale mohly základní kódy pro jednotlivá označení, která použijete. Mezi ty patří například:
- P – nástup do zaměstnání
- O – ukončení zaměstnání
- D – přiznání důchodu
Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele
Povinností každého zaměstnavatele, který zaměstnává alespoň jednoho člověka, je zřízení zákonného pojištění odpovědnosti. Pro tento úkon je státem zvolená pojišťovna, kterou je Kooperativa. Toto pojištění slouží pro případ, že si zaměstnanec způsobí nějaký pracovní úraz nebo nemoc z povolání, za kterou jste jakožto zaměstnavatel odpovědný. Výše pojistného je určena podle vaší ekonomické činnosti uvedené ve vyhlášce o tomto pojištění. Jeho výpočet je pak odvozen od vyměřovacího základu.
Pojistné se platí čtyřikrát do roka. První termín splatnosti je určen na 31.1., druhý termín připadá na 31. 4., třetí na 31. 7. a poslední je k datu 31. 10. Užitečné by vám mohlo být i číslo účtu, na které se pojištění hradí. To je v rámci Kooperativy následující: 40002-50404011/0100. Jako variabilní symbol pak uvedete své IČO.
Daň z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků
Název této povinnosti může znít trochu děsivě, jde ale pouze o přihlášení vás, tedy zaměstnavatele, k platbě daně z příjmů. I tento krok můžete udělat z pohodlí domova či kanceláře, jelikož formulář můžete na finanční úřad zaslat pomocí datové schránky.
Povinnosti zaměstnavatele v průběhu zaměstnání osoby
Ani po založení s.r.o. a splnění všech podmínek pro to získat zaměstnance se dalších povinností zaměstnavatele nezbavíte. Čekají vás úkony, které musíte provádět pravidelně v průběhu doby, kdy někoho zaměstnáváte. Některé vás čekají každý měsíc, na jiné si budete muset vzpomenout pouze jednou do roka. O kterých povinnostech je řeč?
Přehled o výši pojistného
Toto je jedna z těch povinností, které vás čekají každý měsíc, a to vždy do 20. dne následujícího měsíce po měsíci, za který dostal zaměstnanec mzdu. Tento přehled putuje k OSSZ, kam ho můžete zaslat pomocí již zmiňovaného softwaru. Vyplňovat budete úhrn vyměřovacích základů a pojistného jednotlivých zaměstnanců. Mimo to je třeba vykázat také úhrn vyměřovacích základů všech zaměstnanců a uhradit pojistné ve výši 25 %.
Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele
Ve stejný termín, jako předešlou povinnost, vás čeká také vyplnění přehledu o platbě pojistného. Zde budete zprostředkovávat informace o počtu zaměstnanců u ZP, součet hrubých mezd zaměstnanců, tedy úhrn jejich vyměřovacích základů a výši pojistného.
Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti
Jednou za rok přijdete do styku s finančním úřadem, a to vždy po uplynutí kalendářního roku. Lhůta pro zprostředkování vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti je do 2 měsíců od začátku nového roku, pokud ale budete posílat formulář elektronicky, máte čas až do 20. března.
Evidenční list důchodového pojištění
Poslední povinností je odevzdání evidenčního listu důchodového pojištění na OSSZ. Tento krok musíte učinit každý rok do 30. května, a to za každého zaměstnance za uplynulý rok. Jeden výtisk pak náleží také zaměstnanci samotnému.
