Ready made akciová společnost

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, od 1.1.2021 ukládá nově povinnost všem právnickým osobám uchovávat zápisy z jednání jejich nejvyššího orgánu. Povinnost se vztahuje na veškeré dokumenty související se zasedáním nejvyššího orgánu včetně příloh. V případě, že nejvyšší orgán rozhoduje mimo zasedání s využitím korespondenčního hlasování (tzv. rozhodování per rollam), je právnická osoba povinna uchovávat kromě samotného rozhodnutí také veškeré související dokumenty, zejména návrh rozhodnutí zaslaný společníkům a jejich vyjádření.

Povinnost uchovávat rozhodnutí nejvyššího orgánu právnické osoby trvá po celou dobu její existence, tzn. od jejího vzniku do jejího zániku. Po zániku právnické osoby s právním nástupcem přechází povinnost uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu na právního nástupce. V případě zániku právnické osoby bez právního nástupce je povinen zajistit uchování dokumentů likvidátor, pokud se jedná o zrušení právnické osoby s likvidací, nebo insolvenční správce, příp. jiná osoba, kterou určí soud, pokud právnická osoba zaniká v důsledku konkursu v insolvenčním řízení. Likvidátor, resp. insolvenční správce, má povinnost dokumenty uchovat po dobu 10 let od zániku právnické osoby.¹ Právnické osoby zanikají dnem, kdy je proveden jejich výmaz z veřejného rejstříku, nebo skončením likvidace, pokud se jedná o osoby do veřejného rejstříku nezapsané.²

Povinnost podle zákona o archivnictví a jiných zákonů

Zákon o archivnictví

Přestože občanský zákoník doposud povinnost uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu neupravoval, nejedná se o povinnost pro právnické osoby zcela novou. Povinnost uchovávat stanovené dokumenty ukládá téměř všem právnickým osobám zákon o archivnictví a spisové službě. Konkrétní dokumenty, které podléhají archivaci, stanoví přílohy zákona o archivnictví. V případě obchodních korporací se jedná zejména o dokumenty vztahující se k jejich existenci, např. zakladatelské právní jednání, dokumenty o přeměně, dokumenty související se zrušením nebo vztahující se k fungování obchodní korporace, např. protokoly a zápisy z jednání statutárního a dozorčího orgánu, účetní závěrky anebo zprávy o auditu.

Zákon o účetnictví

Zákonnou povinnost uchovávat dokumenty právnických osob upravuje, kromě zákona o archivnictví a spisové službě, celá řada právních předpisů. Například zákon o účetnictví stanoví povinnost uchovávat účetní závěrky po dobu 10 let od konce příslušného účetního období, ostatní účetní doklady, např. mzdové listy nebo daňové doklady poté po dobu 5 let, případně i po dobu delší, pokud je to nutné.³

Zákon o obchodních korporacích

Speciální pravidla týkající se dokumentů obsahuje také zákon o obchodních korporacích, který ukládá (pouze) akciové společnosti povinnost uchovávat po celou dobu její existence zápisy z jednání valné hromady, pozvánky a listiny přítomných.⁴ Na rozdíl od společnosti s ručením omezeným, akciová společnost nemá ze zákona povinnost zasílat akcionářům zápis z jednání nejvyššího orgánu - valné hromady. Akcionář má ale právo na vydání kopie zápisu z valné hromady, a to kdykoliv po celou dobu existence společnosti z důvodu ochrany jeho práv, a to zejména práv majetkových. Akcionář tedy může žádat po společnosti i vydání zápisu z jednání valné hromady, které se konalo dříve, než získal akcie a stal se akcionářem.⁵ Pro úplnost je třeba dodat, že povinnost uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu podle zákona o obchodních korporacích se vztahuje pouze na akciovou společnost, nikoliv na ostatní obchodní korporace.

Nová úprava v občanském zákoníku rozšiřuje povinnost, která doposud platila jen pro akciové společnosti, i na ostatní právnické osoby.

Sankce za porušení povinnosti

Nově uložená povinnost uchovávat zápisy se vztahuje pouze na dokumenty, které vzniknou po účinnosti novely občanského zákoníku. Pokud tedy právnická osoba poruší povinnost stanovenou v § 158a občanského zákoníku po 1.1.2021 tím, že nebude uchovávat zápisy z jednání jejího nejvyššího orgánu po celou dobu její existence, bude odpovědná za případně způsobenou škodu.

Právnické osobě ale hrozí také pokuta až 200.000,- Kč podle zákona o archivnictví za přestupek, kterého se dopustí tím, že neoprávněně poškodí nebo zničí dokument, na který se vztahuje obecná povinnost archivace.⁶

Závěr

S účinností od 1.1.2021 občanský zákoník stanovuje všem právnickým osobám obecnou povinnost uchovávat zápisy z jednání jejich nejvyššího orgánu po celou dobu jejich existence a nahrazuje tak dosavadní úpravu zákona o obchodních korporacích, která stanovila tuto povinnost pouze pro akciové společnosti. Platnost ostatních zákonů týkající se uchovávání dokumentů zůstává nedotčena a představují speciální právní úpravu vůči občanskému zákoníku.

[1] § 158a zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
[2] § 185 a 186 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
[3] § 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví
[4] § 425 zákona č. 90/2012 Sb., zákon o obchodních korporacích.
[5] Štenglová, Havel, Cileček, Kuhn, Šuk. Zákon o obchodních korporacích. Nakladatelství C. H. Beck, 2. vydání, 2017. § 425.
[6] § 73 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Pravidla fungování akciové společnosti často vedle stanov vymezují tzv. akcionářské dohody, které mají formu „běžné“ smlouvy řídící se zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem (dále jen „občanský zákoník“), a které mohou upravovat široké spektrum záležitostí týkajících se chodu společnosti a akcionářů.

Výhody a nevýhody akcionářských dohod

Snadné uzavření a změna. Jelikož se v případě akcionářské dohody jedná o smlouvu dle občanského zákoníku, k jejímu uzavření je nutné jen projevení vůle smluvních stran uzavřít smlouvu, tedy podpis smlouvy. Není nutné schválení smlouvy valnou hromadou ani jiným orgánem společnosti, ani sepsání notářského zápisu.
Neveřejnost dohody. Na rozdíl od stanov a jejich případných změn, které musí být přístupné v obchodním rejstříku, není nutné akcionářské dohody kamkoliv zveřejňovat. O jejich obsahu tak nemusí být informováni obchodní partneři, zaměstnanci ani zákazníci.
Závaznost pouze pro současné akcionáře. Převodem akcie nedochází automaticky i ke změně smluvní strany, k tomu je zapotřebí dalšího jednání. Aby byl nový akcionář akcionářskou dohodou vázán jako jeho předchůdce, je zapotřebí její změna.

Využití akcionářských dohod v praxi

Obsah akcionářské dohody může být v podstatě jakýkoliv, ačkoliv jsou akcionáři limitováni tzv. kogentními ustanoveními a zásadami především občanského zákoníku, zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích. Nelze tak například ujednat nepřiměřené omezení práv menšinových akcionářů.
Důležité je, že i akcionářská dohoda, která se odlišuje od stanov, může být platná, a sice pro akcionáře, kteří ji uzavřou.
Uzavřít dohodu mohou pouze někteří, všichni akcionáři, nebo akcionáři a společnost, pokud je nezbytné, aby byla také smluvní stranou.
Nejčastějšími akcionářskými dohodami tak bývají dohody o výkonu hlasovacích práv na valné hromadě (viz níže), struktuře orgánů společnosti (doplňující povinné náležitosti stanov), povinností akcionářů (např. mlčenlivosti), způsobu rozdělení zisku mezi akcionáře, zákazu konkurence akcionářů, podmínkách ukončení účasti akcionáře ve společnosti, strategického zaměření obchodního vedení, pravidlech pro financování společnosti, podmínkách pro vstup investora a další.

Dohoda akcionářů o výkonu hlasovacích práv na valné hromadě

Pravděpodobně nejtypičtější akcionářskou dohodou je dohoda o výkonu hlasovacích práv na valné hromadě. Platí pro ni výše zmíněné, tedy že se může týkat jen některých, ale i všech akcionářů, nicméně nejčastěji bude uzavírána pouze mezi některými akcionáři.
Dohoda o výkonu hlasovacích práv může přímo obsahovat právní důsledky porušení takové dohody, tedy hlasování v rozporu s ní. Takovým důsledkem však nikdy nemůže být neplatnost usnesení valné hromady. Akcionáři se tedy nemohou takové neplatnosti úspěšně dovolat. Důsledkem porušení dohody o výkonu hlasovacích práv na valné hromadě může být typicky finanční kompenzace.